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Transferencias internacionales de datos

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Cada vez es más frecuente que las empresas contraten con proveedores que ofrecen soluciones para gestionar y hacer más fácil su tarea diaria en relación con el tratamiento de datos personales que realizan como, por ejemplo, servicios de almacenamiento en la nube, gestión de bases de datos, etc. Sin embargo, es importante conocer el lugar donde van a estar almacenados los datos de carácter personal que manejemos, puesto que si están localizados en países que no pertenecen al Espacio Económico Europeo (los países de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega) nos encontraríamos ante una transferencia internacional de datos.  

¿Cómo actuar si nuestro proveedor se encuentra fuera del Espacio Económico Europeo o si los datos personales viajan fuera de este? 

Lo primero que debemos hacer es regular la relación entre el responsable y el encargado del tratamiento. Dicha regulación debe establecerse a través de un contrato o de un acto jurídico similar que vincule a ambos. El contrato o acto jurídico debe constar por escrito, inclusive en formato electrónico. Además de lo anterior, debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 28 del Reglamento Europeo de Protección de Datos (en adelante, RGPD).  

En relación con las transferencias internacionales de datos, se podrán realizar sin necesidad de una autorización de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) siempre que el tratamiento de datos observe lo dispuesto en el RGPD y los destinatarios de los datos se encuentren en un país, un territorio o uno o varios sectores específicos de ese país u organización internacional que haya sido declarado de nivel de protección adecuado por la comisión europea. Hasta la fecha, los países y territorios que están declarados como adecuados son: Suiza, Canadá, Argentina, Guernsey, Isla de Man, Jersey, Islas Feroe, Andorra, Israel, Uruguay, Nueva Zelanda, Estados Unidos (Aplicable a las entidades certificadas en el marco del Escudo de Privacidad UE-EE. UU) y Japón.  

¿Y si los destinatarios de los datos no se encuentran en un país, un territorio o uno o varios sectores específicos de ese país u organización internacional que haya sido declarado de nivel de protección adecuado por la comisión europea? 

En este supuesto, también se permitirían las transferencias internacionales de datos siempre y cuando el tercer país u organización internacional ofrezca garantías adecuadas. Las garantías adecuadas podrán ser aportadas, sin que se requiera ninguna autorización expresa de la AEPD, por:  

a) Un instrumento jurídicamente vinculante y exigible entre las autoridades u organismos públicos.  

b) Normas corporativas vinculantes.  

c) Cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión.  

d)Cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por una autoridad de control y aprobadas por la Comisión.  

e) Códigos de conducta, junto con compromisos vinculantes y exigibles del responsable o el encargado del tratamiento en el tercer país de aplicar garantías adecuadas, incluidas las relativas a los derechos de los interesados.  

f) Mecanismos de certificación, junto con compromisos vinculantes y exigibles del responsable o el encargado del tratamiento en el tercer país de aplicar garantías adecuadas, incluidas las relativas a los derechos de los interesados. 

No obstante lo anterior, se necesitará autorización expresa de la agencia española de protección de datos cuando las garantías adecuadas se aporten mediante: 

a) Cláusulas contractuales entre el responsable o el encargado y el responsable, y el encargado y subencargado, que no hayan sido adoptadas por la comisión europea o 

b) Disposiciones que se incorporen en acuerdos administrativos entre las autoridades u organismos públicos que incluyan derechos efectivos y exigibles para los interesados. 

En este sentido, lo mas habitual es la firma de las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión, pero se puede dar el caso de que no contemos ni con una decisión de adecuación ni con las debidas garantías. Entonces, ¿hay alguna forma de efectuar dicha transferencia internacional? 

La respuesta a la pregunta anterior es que, a falta de decisión de adecuación y de garantías adecuadas, de conformidad con lo manifestado en el articulo 49 del RGPD, únicamente se podrán realizar si se cumple alguna de las condiciones siguientes: 

a) El interesado haya dado explícitamente su consentimiento a la transferencia propuesta, tras haber sido informado de los posibles riesgos para él de dichas transferencias debido a la ausencia de una decisión de adecuación y de garantías adecuadas.  

b) La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el interesado y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales adoptadas a solicitud del interesado.  

c) La transferencia sea necesaria para la celebración o ejecución de un contrato, en interés del interesado, entre el responsable del tratamiento y otra persona física o jurídica.  

d) La transferencia sea necesaria por razones importantes de interés público. 

e) La transferencia sea necesaria para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.  

f) La transferencia sea necesaria para proteger los intereses vitales del interesado o de otras personas, cuando el interesado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.  

g) La transferencia se realice desde un registro público que, con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, tenga por objeto facilitar información al público y esté abierto a la consulta del público en general o de cualquier persona que pueda acreditar un interés legítimo, pero sólo en la medida en que se cumplan, en cada caso particular, las condiciones que establece el Derecho de la Unión o de los Estados miembros para la consulta. 

Sin embargo, hay que ser cauteloso al usar estas excepciones. Según lo manifestado por el Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB) en las directrices 2/2018, adoptadas en relación con estas excepciones, estas deben ser interpretadas de manera restrictiva para que la excepción no se convierta en la regla. Dichas excepciones no proporcionan una adecuada protección para los datos personales transferidos y, además, no se requiere ningún tipo de autorización previa por parte de las autoridades de supervisión. Por este motivo, la transferencia de datos personales a terceros países sobre la base de las excepciones conlleva un aumento de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados. Asimismo, el Comité realiza una interpretación específica de las disposiciones del artículo 49. En este sentido, merece la pena señalar que, en relación con el supuesto en que la transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre el interesado y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales adoptadas a solicitud del interesado, a la vista del considerando 111 del RGPD, las transferencias de datos en virtud de esta excepción pueden tener lugar cuando la transferencia es ocasional y necesaria en relación con un contrato. En general, aunque las excepciones relativas a la ejecución de un contrato pueden parecer bastante amplias, se deben limitar por los criterios de necesidad y de ocasionalidad.  

¿Es necesario cumplir con alguna obligación mas?  

Los interesados deben ser informados de la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, la referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado. 

Asimismo, se deben incluir, en el Registro de Actividades del Tratamiento, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 (RGPD), apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas.  

¿Qué ocurre si no cumplo con el régimen establecido para las transferencias internacionales de datos personales? 

En relación con el régimen sancionador del RGPD, la infracción de las disposiciones establecidas para las transferencias internacionales de datos personales se sancionarán, con multas administrativas de 20 millones de euros como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía.  

Cristina Retamar Yagüe 

Asesora Jurídica y Delegada de Protección de Datos certificada bajo el Esquema AEPD-DPD en Picón & Asociados Abogados. 

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  • POLÍTICA DE PRIVACIDAD

    ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

    Picón y Asociados Abogados es una firma legal que opera a través de 2 sociedades: Picón y Asociados Derecho e Informática SL, con CIF B-82635277 y Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías SL, con CIF B-85397669. Ambas tienen el domicilio en C/ Hermanos Pinzón 3, 28036, Madrid. El teléfono es el 914.575.614 y el correo electrónico es picon@piconyasociados.es

    ¿Quién es el Delegado de Protección de Datos (DPO) de dichas entidades y cómo puede ayudarle?

    El DPO es una figura legalmente prevista que tiene como funciones principales las de informarnos y asesorarnos sobre las obligaciones que nos afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. Además, el DPO actúa como punto de contacto con nosotros para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si lo desea, puede usted dirigirse a él.

    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL.

    Puede contactar con ambos DPO en el domicilio postal de las sociedades o en la dirección de e-mail dpo@piconyasociados.es

    ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?

    Dependiendo del formulario utilizado o la finalidad para la que nos indique que envía sus datos, podemos utilizar los mismos para las siguientes finalidades:

    1. La resolución de consultas o la elaboración de presupuestos que nos pueda solicitar a través de los formularios de la sección “CONTACTO” o “PRESUPUESTO”. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    2. También si utiliza los formularios de “CONTACTO” o “PRESUPUESTO” podremos realizar el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios, en caso de que haya escogido esta opción. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    3. Los datos recabados en la sección “EMPLEO” se utilizarán para llevar a cabo nuestros procesos de selección de personal. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.

    ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

    Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

    En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

    En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

    Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través de los medios de contacto que figuran al principio de esta cláusula.

    Si usted facilita datos de terceros, asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos, en las condiciones establecidas en dicho precepto.

    Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.agpd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.

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    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

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    Tratamos los datos personales que nos facilite con la finalidad de llevar a cabo nuestros procesos de selección de personal. Usted no está obligado a facilitar los datos con dicho fin, pero, si no lo hiciese o retirase su consentimiento para que los tratemos, no podrá participar en dichos procesos.

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    Los datos serán conservados durante el tiempo en que duren nuestros procesos de selección y aún posteriormente, para procesos futuros, salvo que usted nos indique otra cosa o revoque su consentimiento.

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    La base legal para el tratamiento de sus datos es el consentimiento que se le solicita, pudiendo usted revocarlo en cualquier momento. La retirada de dicho consentimiento no afectará a los tratamientos de datos efectuados con anterioridad, que no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.

    ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

    Los datos no serán comunicados a terceras entidades.

    ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

    Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

    En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

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    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

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    ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?

    Tratamos los datos personales que nos facilite con los siguientes fines:

    1. El envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios, salvo que usted manifieste su voluntad en contra por cualquier medio. La autorización para tratar sus datos con este fin es voluntaria y su negativa sólo tendría como consecuencia el hecho de que usted no recibiría ofertas comerciales de nuestros productos o servicios.
    2. La resolución de consultas o la elaboración de presupuestos que nos pueda solicitar a través de los formularios. Nos reservamos el derecho a atender las consultas o peticiones de presupuestos que no sean remunerados.

    ¿Durante cuánto tiempo trataremos sus datos?

    Los datos para el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios serán conservados indefinidamente, hasta que, en su caso, usted nos manifieste su voluntad de suprimirlos.

    Los datos facilitados para las exclusivas finalidades de resolución de consultas o elaboración de presupuestos, en caso de que marque la casilla de no querer recibir comunicaciones comerciales, serán conservados durante 2 años.

    ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

    La legitimación para tratar sus datos para la resolución de consultas, elaboración de presupuestos y realizar acciones comerciales está basada en el consentimiento que se le solicita, pudiendo usted revocarlo en cualquier momento. La retirada de dicho consentimiento no afectará en ningún caso a la ejecución del contrato, pero los tratamientos de datos con ese fin efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.

    ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

    Los datos no serán comunicados a terceras entidades.

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