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Protección de datos en operaciones M&A y procedimientos Due Diligence

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El proceso que estudia previamente la viabilidad de una operación de compraventa de empresas o de reestructuraciones societarias («due diligence») requiere una investigación pormenorizada que analice la situación económica y legal. 

En este procedimiento el potencial comprador/inversor –buyer- debe identificar los riesgos que presenta la empresa objetivo –target– analizada para determinar la conveniencia de la operación. La due diligence supone, en consecuencia, un acceso a información de diversa índole: balances contables y financieros, relaciones con proveedores, obligaciones fiscales, aspectos administrativos y expedientes laborales de los trabajadores, contratación con clientes… 

Por lo tanto, en la medida en que este acceso repercuta a datos de carácter personal supone un tratamiento de datos (artículo 4.2 Reglamento General de Protección de Datos -RGPD, en adelante-): cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación supresión o destrucción.

Y todo tratamiento de datos debe fundamentarse en una de las bases legitimadoras recogidas en el artículo 6.1 RGPD: 

  1. Consentimiento. 
  2. Ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o aplicación a petición de este de medidas precontractuales. 
  3. Cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento. 
  4. Protección de intereses vitales del interesado o de otra persona física. 
  5. Cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento. 
  6. Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por parte de un tercero. 

En consecuencia, ¿cuál es la base que legitima el acceso del inversor a los datos personales responsabilidad de la empresa analizada? 

La respuesta se encuentra en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD, en adelante).  Concretamente, en su artículo 21.1 («Tratamientos relacionados con la realización de determinadas operaciones mercantiles») se establece una presunción iuris tantum de la licitud de estos tratamientos de datos: 

Salvo prueba en contrario, se presumirán lícitos los tratamientos de datos, incluida su comunicación con carácter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de sociedades o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operación y garantice, cuando proceda, la continuidad en la prestación de los servicios

Esta norma establece el interés legítimo del inversor como base legitimadora del tratamiento y el buen fin de la operación (es decir, el análisis de la idoneidad del negocio) como su finalidad. En este punto es importante recordar que deben respetarse siempre los principios relativos al tratamiento (art. 5 RGPD), particularmente:

  • Limitación de la finalidad: todos los datos personales accedidos (de clientes, trabajadores, etc.) sólo podrán utilizarse para valorar la conveniencia («el buen fin») de la operación societaria y nunca para una finalidad incompatible o diferente. 
  • Minimización de datos: no tratar datos excesivos, es decir, tratar únicamente los datos personales precisos que sean necesarios para cumplir con la finalidad.

Asimismo, la LOPDGDD (Art. 21.2) establece otra importante obligación para tener en cuenta si la operación societaria no llega a concluirse: el inversor deberá suprimir inmediatamente los datos personales tratados.   

En conclusión, el acceso a los datos personales responsabilidad de la empresa analizada, en el marco de una due diligence, se presume legítimo ya que está basado en el interés del inversor en comprobar la viabilidad de la operación. No obstante, a pesar de que el interés legítimo se delimite en la norma como una presunción iuris tantum es necesario llevar a cabo un ejercicio de ponderación entre dicho interés y los derechos fundamentales de los afectados (clientes, proveedores, trabajadores…). Habrá de atenderse a las circunstancias concretas de cada operación, pero, a priori, puede entenderse que el interés del tercero (inversor) en acceder a los datos solicitados prevalecería sobre el derecho a la protección de datos de los afectados cuya información es comunicada debido a las siguientes cuestiones: 

  • El interés está motivado en la comprobación de la situación económica y legal de la empresa objetivo. 
  • Para poder llevar a cabo dicho análisis es necesario acceder a los datos personales. 

No obstante lo anterior, y en virtud del principio de responsabilidad proactiva (art. 5.2 RGPD), sería conveniente adoptar medidas técnicas y organizativas para reforzar la garantía del cumplimiento normativo, tales como: 

  • Anonimización de datos personales.
  • Compromiso de confidencialidad con todas las personas que intervengan en el tratamiento (expertos del proyecto, asesores externos…) en cumplimiento del art. 5.1 LOPDGDD. 
  • Establecer mecanismos óptimos de destrucción de la información tras el proceso. 
  • Firma de un NDA (acuerdo de confidencialidad) específico que recoja expresamente las condiciones y obligaciones en materia de protección de datos. 

Por todo ello, es muy recomendable que el Delegado de Protección de Datos esté involucrado en el proceso due diligence en virtud de evitar riesgos y sanciones, así como garantizar el cumplimiento de las exigencias derivadas de la normativa de protección de datos. 

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  • POLÍTICA DE PRIVACIDAD

    ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

    Picón y Asociados Abogados es una firma legal que opera a través de 2 sociedades: Picón y Asociados Derecho e Informática SL, con CIF B-82635277 y Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías SL, con CIF B-85397669. Ambas tienen el domicilio en C/ Hermanos Pinzón 3, 28036, Madrid. El teléfono es el 914.575.614 y el correo electrónico es picon@piconyasociados.es

    ¿Quién es el Delegado de Protección de Datos (DPO) de dichas entidades y cómo puede ayudarle?

    El DPO es una figura legalmente prevista que tiene como funciones principales las de informarnos y asesorarnos sobre las obligaciones que nos afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. Además, el DPO actúa como punto de contacto con nosotros para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si lo desea, puede usted dirigirse a él.

    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL.

    Puede contactar con ambos DPO en el domicilio postal de las sociedades o en la dirección de e-mail dpo@piconyasociados.es

    ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?

    Dependiendo del formulario utilizado o la finalidad para la que nos indique que envía sus datos, podemos utilizar los mismos para las siguientes finalidades:

    1. La resolución de consultas o la elaboración de presupuestos que nos pueda solicitar a través de los formularios de la sección “CONTACTO” o “PRESUPUESTO”. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    2. También si utiliza los formularios de “CONTACTO” o “PRESUPUESTO” podremos realizar el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios, en caso de que haya escogido esta opción. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    3. Los datos recabados en la sección “EMPLEO” se utilizarán para llevar a cabo nuestros procesos de selección de personal. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.

    ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

    Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

    En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

    En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

    Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través de los medios de contacto que figuran al principio de esta cláusula.

    Si usted facilita datos de terceros, asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos, en las condiciones establecidas en dicho precepto.

    Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.agpd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.

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    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

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    Tratamos los datos personales que nos facilite con la finalidad de llevar a cabo nuestros procesos de selección de personal. Usted no está obligado a facilitar los datos con dicho fin, pero, si no lo hiciese o retirase su consentimiento para que los tratemos, no podrá participar en dichos procesos.

    ¿Durante cuánto tiempo trataremos sus datos?

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    ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

    La base legal para el tratamiento de sus datos es el consentimiento que se le solicita, pudiendo usted revocarlo en cualquier momento. La retirada de dicho consentimiento no afectará a los tratamientos de datos efectuados con anterioridad, que no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.

    ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

    Los datos no serán comunicados a terceras entidades.

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    En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

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    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

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    ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?

    Tratamos los datos personales que nos facilite con los siguientes fines:

    1. El envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios, salvo que usted manifieste su voluntad en contra por cualquier medio. La autorización para tratar sus datos con este fin es voluntaria y su negativa sólo tendría como consecuencia el hecho de que usted no recibiría ofertas comerciales de nuestros productos o servicios.
    2. La resolución de consultas o la elaboración de presupuestos que nos pueda solicitar a través de los formularios. Nos reservamos el derecho a atender las consultas o peticiones de presupuestos que no sean remunerados.

    ¿Durante cuánto tiempo trataremos sus datos?

    Los datos para el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios serán conservados indefinidamente, hasta que, en su caso, usted nos manifieste su voluntad de suprimirlos.

    Los datos facilitados para las exclusivas finalidades de resolución de consultas o elaboración de presupuestos, en caso de que marque la casilla de no querer recibir comunicaciones comerciales, serán conservados durante 2 años.

    ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

    La legitimación para tratar sus datos para la resolución de consultas, elaboración de presupuestos y realizar acciones comerciales está basada en el consentimiento que se le solicita, pudiendo usted revocarlo en cualquier momento. La retirada de dicho consentimiento no afectará en ningún caso a la ejecución del contrato, pero los tratamientos de datos con ese fin efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.

    ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

    Los datos no serán comunicados a terceras entidades.

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