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“Canal de denuncias” y protección del informante

 In Noticias

Con la entrada en vigor de esta ley las empresas tienen que cumplir con un nuevo reto en el desarrollo de su actividad, la implementación de un canal o sistema de información interno de denuncias, dónde, sobre todo los trabajadores, puedan avisar acerca de malas prácticas que se estén llevando a cabo en la entidad. Siendo la prioridad de estos canales la protección de la confidencialidad de la persona informante.

¿Qué empresas están obligadas?

El art. 10 de la Ley aquellas entidades del sector privado obligadas a ello, que son:

  • Aquellas que tengan más de 50 trabajadores.
  • Partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
  • Que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.

En cuanto al ámbito personal de aplicación, es decir, quiénes son los denunciantes/informantes, el legislador también continúa con un amplio abanico de posibilidades, incluyendo no sólo a empleados, sino también a trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas y cualquier persona que trabaja bajo la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores. Asimismo, también podrán informar sobre infracciones en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en formación o incluso aquellos cuya relación laboral no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o negociación precontractual.

¿Qué características tiene que tener el sistema de información?

La gestión del Sistema se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo, o   acudiendo a un tercero externo, que tendrá que ofrecer garantías adecuadas de respeto a la independencia, a la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de comunicaciones. Dicho canal tiene que cumplir con los requisitos establecidos en el art. 5 de la Ley:

  • Permitir a todas las personas referidas comunicar información sobre las infracciones previstas y garantizar la confidencialidad del denunciante y de las actuaciones que se desarrollen.
  •  Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente.
  •  Integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad.
  •  Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad u organismo con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad u organismo.
  •  Ser independientes y aparecer diferenciados respecto de los sistemas internos de información de otras entidades u organismos.
  •  Contar con un responsable del sistema.
  •  Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.
  •  Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
  •  Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo.

Protección de datos personales

Como uno de los puntos sobre los que gira la Ley es la confidencialidad del informante, ha querido remarcar la importancia de la protección de datos personales al dedicar un Título entero, arts 29 a 34, para regular la licitud del tratamiento, basándose principalmente, en el art 6.1.c) del RGPD, el cumplimento de obligación legal.

El art. 31 recoge que a los informantes se les informará de forma expresa que su identidad será reservada y no se comunicará a terceros. Y que la persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante.

El acceso a los datos personales contenidos en el sistema de información queda limitado al Responsable del Sistema, el Responsable de RRHH, el Responsable de Servicios Jurídicos, encargados de tratamiento que eventualmente se designes y el Delegado de Protección de Datos.

Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Los sistemas internos de información, los canales externos y quienes reciban revelaciones públicas no obtendrán datos que permitan la identificación del informante y deberán contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Sanciones

La potestad sancionadora se atribuye a la Autoridad Independiente de Protección del Informante y órganos competentes de CCAA. Las infracciones se catalogan en leves, graves y muy graves, consistiendo siempre en multas, que en caso de personas físicas van desde los 1001 € a 300.000€, y en el caso de personas jurídicas hasta 1.000.000 de euros en caso de infracciones muy graves.

Hay que resaltar que se considera muy grave el incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema interno de información en los términos exigidos en esta ley.

Miguel Pérez Wilk

Abogado Senior

Picón & Asociados Abogados

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  • POLÍTICA DE PRIVACIDAD

    ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

    Picón y Asociados Abogados es una firma legal que opera a través de 2 sociedades: Picón y Asociados Derecho e Informática SL, con CIF B-82635277 y Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías SL, con CIF B-85397669. Ambas tienen el domicilio en C/ Hermanos Pinzón 3, 28036, Madrid. El teléfono es el 914.575.614 y el correo electrónico es picon@piconyasociados.es

    ¿Quién es el Delegado de Protección de Datos (DPO) de dichas entidades y cómo puede ayudarle?

    El DPO es una figura legalmente prevista que tiene como funciones principales las de informarnos y asesorarnos sobre las obligaciones que nos afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. Además, el DPO actúa como punto de contacto con nosotros para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si lo desea, puede usted dirigirse a él.

    El DPO de la sociedad Picón y Asociados Derecho e Informática, SL es la entidad Picón y Asociados Derecho y Nuevas Tecnologías, SL.

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    Puede contactar con ambos DPO en el domicilio postal de las sociedades o en la dirección de e-mail dpo@piconyasociados.es

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    Dependiendo del formulario utilizado o la finalidad para la que nos indique que envía sus datos, podemos utilizar los mismos para las siguientes finalidades:

    1. La resolución de consultas o la elaboración de presupuestos que nos pueda solicitar a través de los formularios de la sección “CONTACTO” o “PRESUPUESTO”. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    2. También si utiliza los formularios de “CONTACTO” o “PRESUPUESTO” podremos realizar el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios, en caso de que haya escogido esta opción. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.
    3. Los datos recabados en la sección “EMPLEO” se utilizarán para llevar a cabo nuestros procesos de selección de personal. Puede consultar la información adicional y detallada sobre estos tratamientos en este ENLACE.

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    Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

    En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

    En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

    Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través de los medios de contacto que figuran al principio de esta cláusula.

    Si usted facilita datos de terceros, asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos, en las condiciones establecidas en dicho precepto.

    Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.agpd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.

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    Los datos no serán comunicados a terceras entidades.

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